Lön Medvind WFM Automatiserade processer

KTH automatiserar och effektiviserar lönehanteringen med HR+

<span id="hs_cos_wrapper_name" class="hs_cos_wrapper hs_cos_wrapper_meta_field hs_cos_wrapper_type_text" style="" data-hs-cos-general-type="meta_field" data-hs-cos-type="text" >KTH automatiserar och effektiviserar lönehanteringen med HR+</span>
>7år

automatiserade löner i HR+

1 100

nyanställningar varje år

4 700

smidiga lönebesked varje månad

KTH automatiserar och effektiviserar lönehanteringen med HR+

KTH är ett av de ledande tekniska universiteten i Europa och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlas här studenter, forskare och fakultet från hela världen.

Med 5100 anställda och ca 4700 lönespecifikationer i snitt varje månad är KTH en stor arbetsplats. Vid fem campus i Stockholmsregionen är totalt 26 000 individer med studenterna inräknade, samlade. I den forskningstunga verksamheten anställs varje år ca 1100 personer varav 800 är internationella samarbeten. De mest populära programmen är arkitektutbildningen och civilingenjörsutbildningen i datateknik.

Digitalisering är en av KTH:s fyra pelare. Arbetet med digitalisering bidrar till att KTH blir ett modernare och effektivare universitet med hög kvalitet i forskning och utbildning. Bland annat är ett av målen de närmaste åren, att förenkla och effektivisera administration genom användarorienterade verksamhetsstöd. Nu har turen kommit till lön och HR.

HR-avdelning med bred kompetens

Annica Fröberg, är personalchef för hela KTH sen 2007 samt även chef för HR-avdelningen med sina 53 medarbetare. Här finns en bred kompetens inte bara inom lön och personalfrågor utan också med mottagande och integration av anställda och stipendiater som rekryteras från utlandet. 10-12 av medarbetarna arbetar med lön i någon form och de flesta är auktoriserade lönekonsulter.

HR+ 6, från Visma, hade varit systemet för KTHs lönehantering under många år, när det var dags att se över avtalet igen. Efter genomförd marknadsundersökning, kravspec och upphandling, stod vinnaren klar. Liksom det nuvarande systemet, heter också det nya HR+. Men där slutar likheterna. HR+ 8 är ett helt annat lönesystem, en SaaS-lösning som bygger på modern teknik och utan likheter med föregångaren.

Vad tror du kommer att bli den största skillnaden för er med HR+ 8?

– Att vi får ett modernare lönesystem med mer automation och kvalitetssäkrade processer, säger Annica. Definitivt en stor tidsbesparing med Payroll Automation och att vi lättare kommer kunna hjälpa varandra. Vi hoppas och tror att användarvänligheten kommer att medföra en kraftig minskning av fel som ska rättas varje månad.

report-image

Mer om Payroll Automation i HR+

Payroll Automation i HR+ revolutionerar löneprocesserna genom att digitalisera och effektivisera dem med hjälp av den senaste teknologin.

Utöver lönesystemet har schemaläggnings- och bemanningssystemet Medvind WFM valts. Hur tror du det kommer att förändra ert arbetssätt?

– Integrationen mellan HR+ och Medvind WFM, den ser jag verkligen fram emot. Det kommer att bli en fantastisk möjlighet säger Annica, framförallt i hanteringen av alla våra tillfälliga anställningar (exempelvis tentavakter). Och det är också den funktionen vi kommer att starta med och sen bygga på med ytterligare funktionalitet.

Ni går från ett lokalt installerat lönesystem till en SaaS-tjänst, hur har ni resonerat kring säkerheten?

– Inom KTH utbildar vi inom IT-säkerhet. Så givetvis har vi diskuterat och gått igenom säkerheten fullt ut, då det uteslutande handlar om personuppgifter som hanteras i systemen. Det är ett naturligt steg att använda molntjänster idag och vår stora IT-avdelning är givetvis involverade och med i det här projektet.

Projektstart

Projektet drar igång under andra kvartalet 2023. Ett projekt som involverar många från både KTH och Visma.

– Jag tycker att Visma Enterprise är en bra partner som har viljan att utvecklas med oss som kund, säger Annica. Den första lönen planeras att betalas ut i november 2024 men jag hoppas såklart det blir tidigare än så.

Vi får alltså anledning att återkomma och se hur det går.


Intervju med Annica Fröberg, KTH den 17 mars 2023.

Kontakt

Kom igång med HR+

Har du frågor eller vill du veta mer om HR+ och våra tjänster? Våra experter är redo att hjälpa dig. Ta steget och få personlig service idag!

Kundcase

Se hur vi har hjälpt våra kunder

Våra kundcase ger inblick i hur vi arbetar tillsammans med våra kunder för att skapa verkliga resultat.