ICA-gruppen automatiserar lönehanteringen med ny teknik i HR+

ICA-gruppen automatiserar lönehanteringen med ny teknik i HR+

ICA-gruppens centrala lönefunktion i Västerås som skapar lön åt 45 000 tjänstemän och anställda i koncernen, inklusive 900 av matvarukedjans 1300 butiker, är en av de största och mest automatiserade i Sverige. Nu har ICA-gruppen tagit ännu ett automationskliv med HR+.

– Vi tittar alltid på lösningar för hur vi kan höja kvaliteten och möjliggöra för våra lönespecialister att lägga mer tid på rådgivning, säger Ann-Britt Carlsson, chef för ICA Affärsservice Lön. 

ICA tog initiativ till en dialog med leverantören Visma, vilket resulterade i ny funktionalitet som lyfter lönesystemet HR+ ytterligare en nivå genom att även automatisera kontrollen av kontrollerna. Förra året började ICA testa de enklaste av dessa och därefter har alla resterande adderats successivt.

Nu behöver lönespecialisten bara starta den första kontrollen och därefter följer de andra helt utan handpåläggning. När en butik är klar visas en grön bock, medan fel och varningar samlas i en rapport. 

Fokus på automation genererar affärsvärde

Sedan december 2018 har hela ICA-gruppen haft stort fokus på automation. En konsekvens därav är att ICA-gruppens anställda idag har 190 digitala kollegor som arbetar inom olika områden. 

En av dessa, Marvel, håller koll på fakturadifferenser i varuflödet. Stammis-bot heter en annan som besvarar frågor med koppling till lojalitetsprogrammet. Det senaste tillskottet, AI-kollegan Classe, jobbar deltid i Ann-Britt Carlssons team, där han hjälper till med att klassificera alla lönefrågor som medarbetare, chefer och ica-handlare skickar in. 

På ICA har HR+ nya tekniska förmåga fortfarande inte personifierats med ett eget tilltalsnamn. Kanske väntar man med dopet tills mer intelligens är levererad och alla har fått bekanta sig med systemets fulla potential för Human in the Loop, det vill säga samarbetet mellan maskin och människa?

Bara början på vad ny teknologi kan bidra med

– Just nu jobbar vi med att tillföra smarta funktioner till HR+ som kan dra slutsatser om framtiden utifrån historisk data. På så vis går det att upptäcka anomalier utan att behöva ha fasta villkor i kontrollerna och systemet ”lär” sig över tid, säger Anders Jörnehag, Tech Lead på Visma Enterprise. 

Det här är alltså bara början på vad ny teknologi kan användas till. Maskininlärning och artificiell intelligens (AI) kommer att tillämpas mer och mer i Vismas system, för att stödja användarna samt höja kvaliteten och effektiviteten i kundernas processer.

Mer om Payroll Automation i HR+

Payroll Automation i HR+ revolutionerar löneprocesserna genom att digitalisera och effektivisera dem med hjälp av den senaste teknologin.

Läs mer här

Så jobbar ICA Affärsservice Lön med förändringsarbete:

• Låt användarna testa: Lönespecialisterna som testade de nya funktionerna i HR+ deltog även vid demonstrationer och möten, där övriga kollegor informerades.
• Bygg tillit till ny teknik: Kontrollerna i HR+ automationsstöd kopplades på i flera steg, så att alla fick chans att vänja sig.
• Säkerställ bra stöd till nyanställda och vid förändring: Finansakademin är en portal där lönespecialister inom ICA-gruppen enkelt kan ta del av kurser/instruerande filmer.
• Säkerställ att alla är med: Förändringsledare = en viktig framgångsfaktor som finns med i de flesta av ICA-gruppens projekt, små som stora.
• Bygg en förändringskultur: På Affärsservice Lön jobbar man i mindre team, där alla deltar i arbetet med att identifiera möjligheter till bättre arbetssätt och ökad digitalisering.