Hydro Extrusion Sweden gick från timmar av väntan till minuter av kontroll

Hydro Extrusion Sweden gick från timmar av väntan till minuter av kontroll

“Det måste vara digitalt och effektivt”

Hydro Extrusion är världsledande inom aluminium, och sedan 1905 har de erbjudit aluminiumprodukter och tjänster åt sina kunder. Verksamheten finns i 42 länder och har 32 000 anställda, varav de 1 000 svenska medarbetarna jobbar på Hydro Extrusion Sweden. På Vetlandakontoret arbetar Payroll Manager, Oskar Hugosson, som efter lång erfarenhet i branschen vet vikten av ett bra lönesystem: 

– Det måste vara digitalt och effektivt. Systemet ska kunna dela och ta emot data från andra system. Vi vill även ha ett anpassningsbart system som anpassas efter våra behov.

Utmaningen: för många manuella uppgifter, för lite tid

Innan HR+ hanterades en uppgift som semesterårsskiftet med papper och penna. Dessutom behövde de anställda fylla i samma uppgifter i flera system manuellt. Hydro Extrusion behövde därför ett mer automatiserat lönesystem. Även användarvänlighet var högprioriterat, och de sökte en webbplattform för att kunna utföra det dagliga arbetet online. 

– Effektivitet är viktigt i ett lönesystem. Det ska gå snabbt att lägga upp data, och det ska inte vara krångligt eller svårt att förstå. Tidigare kunde en löneberäkning ta 1,5 timmar, nu tar det 5 minuter. Det är en enorm tidsbesparing som gör att vi kan lägga tiden på annat i systemet, och det blir ingen dötid, säger Oskar.

Lösningen: HR+ och Medvind WFM som en sömlös lösning

Oskar började på Hydro Extrusion våren 2024 när företaget var mitt uppe i systemuppsättningen av HR+. Han berättar om hur övergången effektiviserat rutinerna:

– När vi gick över till HR+ blev flera uppgifter smidigare, och många manuella uppgifter automatiserade. Ett exempel är semesterårsskiftet. Tidigare hade vi färgpennor och kanske 200 utskrivna pappersblad, idag görs det digitalt. Våra interna rutiner och processer har också blivit bättre, vilket kom som en bonus.

Den första lönekörningen i HR+ gjordes i november 2024. I samma veva övergick de även till resursplaneringssystemet Medvind WFM. Systemen integrerades med varandra och kunde därmed frigöra tid för det som skapar verkligt värde. Ett framgångsrikt exempel Oskar lyfter är frånvaro:

– Om någon är föräldraledig i säg sex månader framåt tillämpar vi innevarande avdrag. Tidigare synkades inte det, utan man behövde stänga av importen från vårt tidigare system och manuellt registrera frånvaron på lönen. Nu kan vi importera både innevarande och släpande frånvaro. Det är bara en av många smågrejer som blivit smidigare.

De främsta vinsterna med kombinationen av HR+ och Medvind WFM:

• Synk i realtid – anställda läggs upp en gång och finns direkt i båda systemen.
• Tidsbesparing – från timmar till minuter.
• Digitala och automatiserade PA-processer – inga papper, inga manuella kontroller.
• Flexibla attester – flera chefer kan dela upp perioden, anpassat efter organisationsförändringar.
• Smidigt webbgränssnitt – logga in direkt med ett stjärnmärke, utan krångliga processer.

Resultatet: mindre dubbeljobb, mer kontroll

Med HR+ och Medvind WFM har Hydro Extrusion fått en lösning som är både stabil och framtidssäker. Automatiserade funktioner minskar felen då information flyttas automatiskt mellan systemen. Allt från semesterårsskifte till frånvarohantering samlas digitalt, och hela organisationen får en enklare arbetsvardag. Dessutom blir det lättare för företaget att skala upp. Just nu pågår arbetet med att samla alla de svenska verksamheternas löner i HR+. 

Oskar Hugosson upplever att samarbetet flutit på bra och uppskattar speciellt hur serviceinriktade och tillmötesgående Visma har varit:

– Visma är problemlösare, särskilt gällande våra specialprocesser där vi nästan har löst allt. Många saker har faktiskt blivit bättre än vi förväntat oss. 

Vill du veta hur HR+ kan förenkla löneprocessen i din organisation?

Kom i kontakt med säljare

Är du intresserad av vad våra produkter och tjänster kan göra för dig och vill veta mer?

Kom i kontakt