Köpet av Aleris omsorgsdel innebar att 4000 löner behövde säkras upp på rekordtid. Förmågan att göra det omöjliga möjligt har kvalificerat Ambea till en nominering av lönebranschens finaste pris – Global Payroll Awards.
Ambeas Löne- och PA-service är ett sammansvetsat team som vet hur man driver ett omöjligt projektet till framgång.
– Alla förstå-sig-påare sa att projektet skulle ta tolv månader, men vi hade bara fyra-fem.
Olle Bergström är avdelningschef för lön och PA-service på Ambea och drar sig till minnes hösten 2018, när uppköpet av Aleris omsorgsverksamhet offentliggjordes i mitten av oktober.
– Första löneutbetalningen i vårt lönesystem (HR+ 8) skulle ske i maj och det var ont om tid redan från start. Dessutom fick vi inte samarbeta med Aleris innan Konkurrensverket godkänt affären, vilket gjorde att vi inte kunde börja dialogen innan december.
Med facit i hand är det tydligt att flera faktorer bidrog till att projektet ändå lyckades, mot alla odds. En av de viktigaste heter Josefina Knutsson, projektets externa projektledare som höll ihop trådarna, såg till att prioritera testning framför långdragna mappningsbeslut och som tidigt flaggade för behovet av att projektet behövde förstärkas med fler resurser om tidplanen skulle hålla.
– Vi var tvungna att förhålla oss till tiden. Det var full fart från slutet av januari och framåt.
– Det är stor skillnad på att driva ett sånt här projekt mot att till exempel byta lönesystem. Då äger du hela processen, nu hade vi en skarp deadline och en extern aktör som man normalt inte behöver förhålla sig till vid exempelvis ett systembyte. Vi behövde ta hänsyn till att Aleris skulle fortsätta köra lön för dem som var kvar och att vi skulle få in 4000 nya medarbetare på rätt lönearter och kopplingar i vår befintliga systemmiljö, utan att det fick påverka den ordinarie lönekörningen, säger Olle Bergström.
Det är fantastiskt vad det går att åstadkomma när projekt leds på rätt sätt
Ambea använder Vismas lönesystem HR+ 8 som också är master till alla användarkonton. Eftersom det saknades förutsättningar att ta in persondata före april, fick IT köra en separat engångsintegration för att kunna öppna upp alla nya användarkonton direkt när köpet gick igenom i slutet av januari. Ytterligare en försvårande faktor var att Ambea och Aleris använde olika banker och alla nyanställda måste anmäla sina konton på nytt. Lönefunktionen liksom chefer som redan jobbade i Ambea påverkades också mycket, framför allt som HR+ behövde vara stängt för filinläsning under totalt 17 dagar i april.
– På Ambea finns stor vana av förvärv, även om det här är det största som gjorts. Det hade aldrig fungerat om inte alla varit så beredda och förstående som de var, säger Josefina Knutsson.
– Det är fantastiskt vad det går att åstadkomma när projekt leds på rätt sätt, alla parter samarbetar och du har attention från styrgruppen. Jag vill rikta ett stort tack till alla som på olika sätt bidrog till framgången som vår nominering bygger på!, säger Olle Bergström.