Fråga ett privat företag om sin HR-plattform och samtalet börjar med integrationer, self-service och automatiserade löneflöden. Fråga ett lärosäte och det börjar med saker som tentavakter som är inne några timmar på fredagseftermiddagar tre gånger per termin, eller med professorer på tidsbegränsade förordnanden som löper ut i maj.
Det är inte mer komplicerat än nödvändigt. Det är komplicerat, men av rätt anledningar. Lärosäten har ett HR- och lönelandskap som skiljer sig fundamentalt från både kommuner och privata bolag, och det syns i systemlandskapet, teamstorlekar och hur lång tid det tar att registrera en ny medarbetare.
Den här artikeln går igenom vad som gör sektorn unik, hur systemlandskapet har blivit som det blivit, vad nuläget faktiskt kostar, och vad en modern plattform behöver klara för att hålla över tid.
Det korta svaret på vad som gör lärosäten unika är nästan allt som rör anställningsformer och avtal.
Ta personalstrukturen. På ett typiskt privat bolag är de flesta medarbetare tillsvidareanställda på heltid. Timanställda och vikarier finns, men de är undantag. På ett lärosäte är variation normen. Där har du fast anställd personal på kanslier och förvaltning, du har gästprofessorer för ett läsår och du har tentavakter som dyker upp några gånger per termin och sedan inte igen.
Ovanpå det är parallella anställningar. Det är inte ovanligt att en person är knuten till två eller tre institutioner samtidigt, med separata villkor, semesterberäkning och sjukfrånvaro för varje anställning. Kombinationen gör att administrativ komplexitet inte är proportionerlig mot personalstyrkan.
En organisation med tusen medarbetare kan ha avsevärt fler aktiva anställningar och ett konstant flöde av ärenden som, utan rätt systemstöd, kräver manuell handpåläggning i varje led.
Det kollektivavtal som i princip alla lärosäten i Sverige lyder under heter villkorsavtalet. Det är inte ett avtal du kan delvis förhålla dig till, det är förutsättningen. Och det ställer specifika krav som ingen annan sektor har på exakt samma sätt.
Det tydligaste exemplet är uppehållstjänster och ferieuppehåll. Lärare och vissa andra personalkategorier arbetar inte i ett vanligt månadsflöde, utan fördelar sin arbetstid över ett helt år, inklusive en sommarledighet som systemet måste beräkna korrekt mot den totala årsarbetstiden. Det kräver att systemet förstår avtalslogiken.
Lokala avvikelser tillkommer ovanpå det centrala avtalet. Extra lediga timmar före röd dag, specifika friskvårdsersättningar, variationer i ledighetshantering. Inget är dramatiskt i sig, men kombinerat skapar det ett systemkrav som faktiskt inte är enkelt att möta.
LAS tillkommer också. För “timmisar” och den som kallas in oregelbundet räknas arbetstiden. Passeras en viss tröskel uppstår en anställningsskyldighet. Och att hålla reda på det i realtid, per person och per institution, är ett jobb som i dag ofta görs av ett team administratörer med kalkylblad.
På lärosäten har administrationen traditionellt tagit ett stort ansvar för saker som i andra sektorer hamnar direkt hos chefer och medarbetare. Det grundar sig dels i en tradition kring akademisk personal, dels i att digitala verktyg saknats länge. Resultatet är förhållandevis stora HR- och löneteam relativt organisationens storlek. Bilden förändras gradvis, där fler lärosäten rör sig mot mer självservice, men det kräver rätt systemstöd för att fungera i praktiken.
Till det kommer att lärosäten rekryterar internationellt i hög utsträckning. Och svenska kollektivavtalsregler, semesterberäkningar och lönestrukturer är sällan något en ny medarbetare från ett annat land förväntar sig att behöva sätta sig in i. Det förstärker ytterligare varför administrationen måste bära ett tungt ansvar.
Det förändrar också vad ett bra HR-system ska kunna göra. Det handlar i första hand om att göra administratörernas arbete effektivt och korrekt, och i andra hand om att skapa en smidig slutanvändarupplevelse. Det är en skillnad som många systemleverantörer missar, och som lärosäten ofta behöver förklara om och om igen under en upphandlingsprocess.
Du som jobbar på ett lärosäte känner förmodligen igen det här: ett system för en personalgrupp, ett annat för en annan, ett lönesystem, ett rekryteringssystem, ett kompetenssystem (plus ett gäng kalkylark som håller ihop det som systemen inte gör).
Det är resultatet av att behoven vuxit organiskt över tid. Varje lösning som köptes in löste det omedelbara problemet, men inte helheten. Nu sitter du med ett systemlandskap som är svårt att överblicka, rapportera i, hämta data ur, och hålla konsistent.
Det system som hanterat lönen på de flesta svenska lärosäten är Primula. Det löser villkorsavtalet, vilket är en förutsättning, men gör det med begränsad automatik och utan en modern SaaS-arkitektur. Det är den tradition som hela branschens administration är uppbyggd kring. En modernisering handlar därför i grund och botten om att byta referensram.
Den strukturella konsekvensen av ett splittrat systemlandskap är frånvaron av en enda källa till sanning för personaldata. Samma medarbetare kan finnas registrerad på tre ställen med tre olika versioner av samma information.
Hur många anställda har ni egentligen? Det beror på vilket system du frågar.
Detta skapar konkreta problem varje dag. Rapporter som inte stämmer överens. Lönebesked som visar andra siffror än HR-systemet. Frågor till administrationen som kräver manuell avstämning. inte för att svaret är oklart, utan för att det finns i tre olika system. Kommuner och privata bolag i jämförbar storlek har i stort adresserat det här med tydliga masterdatastrategier. Lärosäten är i de flesta fall inte där ännu.
Systemlandskapet är inte endast ett effektivitetsproblem. Det är det också, men berättelsen slutar inte där.
Tre processer sticker ut som konsekvent tunga.
Det vi beskrivit ovan är ett effektivitetsproblem. Men systemlandskapet bär också på en annan typ av risk.
I januari 2024 utsattes IT-leverantören bakom ett av sektorns dominerande lönesystem för en cyberattack. Systemet låg nere för ett stort antal statliga myndigheter under veckor. Löner kunde inte betalas ut normalt. Sjukfrånvaro kunde inte registreras. Läckage av personuppgifter kunde inte uteslutas. En statlig myndighet fick en sanktionsavgift av Datainspektionen för försenad rapportering av en personuppgiftsincident.
En attack mot lönesystemet är en attack mot organisationens förmåga att betala sina medarbetare.
Den nya generationens administratörer väljer inte en arbetsgivare trots ett föråldrat HR-system – de väljer bort den. Att behöva lära sig ett system som knappt existerar utanför ett fåtal svenska lärosäten är inte en investering i deras kompetens, det är en kostnad utan motprestation.
Det syns i hur svårt det blir att rekrytera kvalificerad personal till lön och HR, och i hur snabbt de försvinner när de väl är inne.
Det vi just beskrivit (ineffektivitet, datarisk, och säkerhetsrisk) är precis vad de regelverk som gäller för lärosäten är till för att adressera. Det är värt att förstå dem, inte minst inför en upphandling.
Givet den komplexitet som vi beskrivit, vad är det egentligen en modern HR- och löneplattform måste hantera för att fungera för ett lärosäte?
Löneteamet behöver också ett sammanhållet stöd för processen för det månatliga arbetet, från insamling av avvikelser och tidrapporter till körning och utskick, med tydlighet kring vad som ska göras, av vem och när.
HR+ kan integreras med Medvind WFM för schemaläggning, stämpling och avvikelsehantering, så att det som sker i verksamheten hamnar rätt i löneprocessen.
|
PRO INSIGHT Det är värt att notera att en upphandlingsprocess för ett HR-system på ett lärosäte ofta genererar 600 till 1 000 specifika krav, och att många av dem är formulerade utifrån hur det nuvarande systemet fungerar snarare än vad man faktiskt vill uppnå. En bra leverantör hjälper dig att skilja dem åt och utmanar samtidigt krav som låser fast er i nuläget istället för att öppna för något bättre. Det är en del av jobbet som sällan nämns i en offert, men som avgör om upphandlingen faktiskt levererar förändring. |
Det första beslutet handlar om ägarskap. Vem ska äga personaldata? Ska HR-systemet vara master och föda lönesystemet, eller ska lönesystemet ta emot information från ett externt mastersystem? Båda modellerna fungerar, men beslutet behöver fattas tidigt, eftersom det styr hur allt annat hänger ihop.
Nästa steg är att identifiera kärnan. De processer som direkt påverkar löneutfallet (anställningsinformation, masterdata, tidsrapportering, lönerevision, LAS-hantering och sjukrehabilitering) bör vara sammanhållna. Rekrytering, reseräkning och medarbetarundersökningar kan däremot leva utanför kärnan utan att det skapar problem.
En vanlig missuppfattning är att flexibelt systemlandskap och flexibelt avtal är samma sak. Det är de inte. Du kan förhandla in rätten att byta ut delar av din lösning längre fram utan att fragmentera systemet idag. Lön, HR och tid i separata system ger dubbelregistrering och integrationskaos, oavsett hur välmenande tanken bakom var.
Datastädning, fältmappning och go-live-timing avgör om projektet faktiskt lyckas. Du hittar mer information om det i vår artikel om att samla ett splittrat HR-systemlandskap steg för steg.
Det är lätt att det stannar på ett abstrakt plan. Så låt oss vara konkreta.
En lönekörning som kräver en timme kan med rätt system ta fem minuter. Semesterårsskiftet som hanterades med utskrivna pappersblad och färgpennor görs digitalt. Dessa är inte små förbättringar, det är en omvälvning av hur löneteamets dag ser ut.
Tre saker underskattas dessutom ofta när man räknar på en modernisering:
HR och lön på lärosäten är komplext av rätt anledningar. Villkorsavtalet kräver systemstöd. Parallella anställningar kräver systemstöd. LAS-hantering och ferieuppehåll kräver systemstöd. Det går inte att bortse från komplexiteten, men den är inte oöverkomlig för en leverantör som faktiskt förstår sektorn.
Det som avgör om en modernisering lyckas handlar sällan om valet mellan leverantörer. Det handlar om huruvida du förstår din egen komplexitet, tar masterdata-beslutet på allvar, dimensionerar projektet rätt, och väljer en part som kan visa att de känner sektorn inifrån.
De rätta frågorna att ställa är direkta: klarar leverantören villkorsavtalet? Kan de uppvisa ISO-certifiering på lösningsnivå? Har de referenser i din storleksklass som kan beskriva hur det faktiskt fungerar i drift?
Kan de svara ja på dem kan resten av samtalet börja.